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Suivi des impayés de charges et protocole de recouvrement

Lorsqu'un copropriétaire ne paye pas ses charges dans les délais convenus, le syndic de copropriété doit engager rapidement les démarches nécessaires pour percevoir les sommes impayées appelées « impayés de charges ». En effet les « impayés de charges » doivent être réclamés dans un délai maximum de 5 ans. Au-delà de ce délai les charges impayées seront à la charge de la copropriété.

 

I - Déroulé normal de la procédure de suivi des impayés de charges 

Une règle fondamentales est à retenir : Seul le syndic est habilité à recouvrer les impayés et à engager les procédures nécessaires pour y parvenir. Il doit agir vite sans attendre les décisions de l'assemblée générale. Le choix de la procédure pour le recouvrement dépend de l'importance des sommes dues, du comportement du propriétaire défaillant et de sa situation financière.

Première étape : la Mise en demeure

Elle se fait par lettre recommandée avec accusé de réception adressée au propriétaire débiteur, ou par acte d’huissier.

A partir de la notification le propriétaire dispose de 30 jours pour acquitter ses charges, mais à compter de cette date des intérêts de retard s’ajouteront à sa dette. Ils sont calculés au taux légal en vigueur.

C’est dans la foulée de cette mise en demeure que le syndic peut proposer au copropriétaire débiteur un accord amiable pour régulariser la situation avec notamment un étalement de sa dette.

Si aucun accord n’est trouvé ou si le débiteur ne répond pas le syndic devra envisager une deuxième étape :

 

Deuxième étape : la Relance

Elle se fait au moyen d’une lettre de rappel dans laquelle dans laquelle le syndic devra rappeler au débiteur que la date de paiement des charges est dépassée et qu'à défaut de paiement, une procédure de recouvrement devant le tribunal pourra être lancée à son encontre. Le copropriétaire débiteur dispose alors de 30 jours pour trouver une solution avec le syndic et régulariser sa situation. En labsence de solution ou de réaction de la part du copropriétaire défaillant le syndic doit saisir le tribunal

 

Troisième étape : le Recours au juge

S’applique alors la procédure dite « super procédure de recouvrement des charges » organisée par la loi ELAN du 28 novembre 2018 qui modifie l’article 19-2 de la loi de 1965) qui a considérablement simplifié les procédures antérieures.

Le syndic devra fournir au juge tous les justificatifs qui fondent la requête : budget prévisionnel voté, relevé des comptes individuels de charges…, courriers échangés etc… Après vérification des preuves et constatation que les sommes réclamées n’ont pas été acquittées, le juge pourra condamner le copropriétaire défaillant à régler immédiatement :

  • toutes les provisions dues au titre du budget prévisionnel en cours,

  • les différents appels de fonds pour les travaux votés non compris dans le budget prévisionnel,

  • les cotisations de fonds travaux

  • et toutes le sommes dues au titre des exercices précédents.

Par conséquent si le copropriétaire ne règle pas un seul appel de fonds dans les 30 jours suivant la réception de la mise en demeure, il est possible d'exiger à la fois les charges antérieures et les appels provisionnels à venir.

Le défaut d’exécution par le copropriétaire débiteur pourra conduire le juge à prononcer la saisie du lot de copropriété et sa mise en vente afin d’obtenir le paiement des impayés sur le prix de vente.

Enfin le copropriétaire défaillant devra également assumer les frais de procédure :

  • frais de mise en demeure engagés par le syndic

  • frais de relance

  • frais d’huissier

  • frais engagés pour les besoins de la procédure.

Mise en garde 

Les étapes de cette procédure  devront être régulièrement suivies par les conseillers syndicaux pour éviter d’une part l’accumulation des impayés qui risqueraient de mettre en péril la santé financière de la copropriété d’autre part le recours excessif par le syndic aux lettres de relance et mises en demeure successives dont les frais pourraient un jour être mis à la charge de la copropriété. En effet dans l’hypothèse d’une instance juridictionnelle pour absence de coopération du copropriétaire débiteur, le juge pourra décider in fine que les frais normalement imputés au débiteur pourront être mis sur le compte de la copropriété, et ce « en considération de l’équité ou de la situation économique des parties au litige » art. 10-1 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965,  appliqué par un arrêt récent rendu par la Cour d’Appel de Versailles - ch. 04 sect. 02, du 18 mars 2020

 

II - Recours à un protocole de recouvrement de charges

 

Afin d’éviter des difficultés voire des contestations ultérieures de la part de certains copropriétaires il est conseillé de faire voter en Assemblée Générale un « protocole de recouvrement de charges » dont le modèle pourra vous être communiqué, à la demande  par les bureaux de l’ARC Languedoc-Roussillon. Ce protocole devra être voté à la majorité de l’art. 25 avec possibilité de recours à l’art. 25-1.

 

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