Le Procès-verbal de l’AG

Le Procès-verbal (PV) de l’Assemblée Générale (AG) est le document qui rapporte la preuve que l’AG s’est tenue, que les délibérations ont eu lieu et que les votes se sont exprimés régulièrement.

Il doit être obligatoirement rédigé pendant l’AG. Il doit être signé par le Président de l’AG, les scrutateurs et le secrétaire en fin de séance (Art.17 décret 1967). C’est une condition de validité de l’AG

1 - La forme du PV 

Il doit comporter sous chaque résolution la majorité requise, le résultat du vote : le nom et le nombre de voix des copropriétaires favorables, le nom et le nombre de voix des copropriétaires opposants ainsi que les réserves qu’ils auraient formulées, le nom et le nombre de voix des copropriétaires abstentionnistes.

Il doit également mentionner les Incidents techniques ayant empêché un copropriétaire qui a eu recours à la visioconférence, audioconférence ou tout autre moyen de communication électronique de faire connaître son vote.

Elle doit faire mention des arrivées tardives de certains participants ainsi que les départs prématurés de certains d’entre-eux

Il doit porter indication du mandat de vote distribué par le président du conseil syndical ou le président de séance de l'assemblée générale en cas de mandat de vote donné par un copropriétaire sans indication du nom du mandataire

La feuille de présence comportant les noms et coordonnées des copropriétaires et revêtue des émargements des participants doit être annexée au procès-verbal.

2 - L’envoi du PV 

• Le PV doit être adressé dans le mois qui suit la réunion de l’AG
  • il doit être notifié (LRAR ou acte d’huissier - courrier électronique prévu par la loi ALUR) aux copropriétaires opposants et aux copropriétaires défaillants. Outre les résultats des votes, la notification doit reproduire intégralement l’al. 2 de l’art. 42 de la loi de 1965 stipulant les modalités de contestation possibles.
  • il doit être expédié par simple courrier ou dépôt dans les boites à lettres, aux autres copropriétaires

• Le PV doit être notifié à tous les copropriétaires dans le délai de 1 mois suivant la date de l’AG lorsque l’AG n’a pas pu procéder à l’élection des membres du CS

• Les décisions prises en AG doivent être communiquées par le syndic aux occupants (locataires) de l’immeuble. 

• Il incombe au syndic d’afficher dans les parties communes la liste des décisions arrêtées en AG  (Loi ALUR mars 2014 et décret d’application du 17 décembre 2015)