Tous les syndic bénévoles ou professionnel sont obligés d’envoyer à tous les copropriétaires de la copropriété, avec la convocation de l’assemblée générale, les 5 annexes comptables qui présentent la situation financière, les charges, les produits courants / exceptionnels et la comptabilité des travaux en cours qui peuvent durer plusieurs années.

Annexe 1 : L’état financier de la copropriété

L’annexe 1 est un bilan financier de la copropriété qui est séparée en 2 parties :

• La situation financière et la trésorerie

Les comptes de trésorerie dont la banque la caisse et les fonds placés.

Les provisions et les avances qui sont constitués des provisions, des avances, des subventions.

• Les créances et les dettes de la copropriété

Les créances ont souvent pour origine les copropriétaires qui n’ont pas payé leurs appels de fonds, il peut également avoir des fournisseurs endettés envers la copropriété.

Les dettes sont très généralement les factures qui restent à payer aux fournisseurs, nous retrouvons aussi les copropriétaires qui ont trop versé à la copropriété.

L’enjeu de cette annexe pour les copropriétaires est de vérifier l’état de la banque (qu’elle ne soit pas négative), le montant des dettes fournisseurs (les factures qui restent à payer) et les créances copropriétaires (le montant que les copropriétaires doivent à la copropriété).

Annexe 2 : Compte de gestion général et le budget

L’annexe 2 permet la vérification entre le budget voté et le budget réalisé. La comparaison entre les dépenses de l’exercice N-1 et N. Ainsi que la visualisation des budgets votés pour les exercices suivants N+1 et N+2.

Comme pour l’annexe 1, l’annexe 2 est séparée en 2 grandes parties.

• Les charges et les produits sur les opérations courantes.
• Les charges et les produits sur les travaux et autres opérations exceptionnelles votés en Assemblée Générale.

Les comptes sont rangés par nature et non par clé de répartition, l’utilisation de sous-comptes est recommandée pour permettre un contrôle plus fin des dépenses.

Le but principal de cette annexe est de vérifier si la copropriété n’a pas dépensé plus que le budget voté lors de l’assemblée générale.

Annexe 3 : Compte de gestion pour des opérations courantes et le budget prévisionnel par clés de répartitions

L’annexe 3 est l’annexe 2 dont on a enlevé les produits sur les charges courantes et les opérations exceptionnelles. Cette fois-ci les comptes de charges ne sont pas rangés par nature mais par clés de répartition.

L’annexe 3 permet la visualisation précise des charges de la copropriété selon la répartition effectué après l’assemblée générale. Nous retrouvons les charges générales, les clés bâtiments, les clés ascenseurs, etc.

L’intérêt de cette annexe est de voir le montant des charges par clés de répartitions.

Annexe 4 : Le compte de gestion pour travaux et opérations exceptionnelles

L’annexe 4 permet de vérifier les travaux votés et réalisés à la clôture de l’exercice. Il s’agit des travaux votés en assemblés générale, qui ne sont pas inclus dans l’entretien courant de la copropriété.

Cette annexe va comparer les dépenses réelles et les provisions appelées pour permettre aux copropriétaires de vérifier si le montant utilisé pour les travaux correspond au montant voté lors de l’assemblée générale. Ainsi, analyser au travers du soles le motif des éventuelles différences.

Annexe 5 : L’état des travaux et opérations exceptionnelles

L’annexe 5 permet de suivre l’avancée des travaux et de vérifier 6 montants :

• Les travaux votés en assemblée générale ;
• Les travaux payés (sommes versée au fournisseur) ;
• Les travaux réalisés (somme facturée par le fournisseur) ;
• Les appels travaux, emprunts et subventions reçus ;
• Le solde en attente sur travaux ;
• Les subventions et emprunts à recevoir.