Tenue du Secrétariat de l'Assemblée Générale
Les votes en Assemblée Générale donnent lieu souvent à des contestations lors de :
- l'élection du syndic
- vote de travaux et de leurs financements
Nous vous proposons donc de tenir le poste de Secrétaire de l'Assemblée Générale, de manière à maîtriser l'enregistrement des votes et la rédaction du procès-verbal
Comment procède-t-on ?
1 - Récupération de la feuille de présence :
- Vous demandez au Syndic la feuille de présence de la dernière assemblée générale ( elle constitue une pièce annexe du procès-verbal selon l'article 14 du décret du 17 mars 1967 )
- Cette feuille de présence est transmise à leurs frais aux copropriétaires ( conformément à l'article 33 du décret du 17 mars 1967)
2 - Enregistrement des données de la Copropriété (Copropriétaires, Lots, Clés , Tantièmes )
- Nous enregistrons les données
3 - Enregistrement de la Convocation
- Nous enregistrons la convocation
4 - Formation
- Nous mettons à votre disposition le logiciel de gestion de l'assemblée générale
- Nous vous formons à son utilisation ( avec un simulateur de tenue de l'assemblée générale ) qui permet de simuler la tenue de l'assemblée générale autant de fois que nécessaire
5 - Information du Syndic
- Vous prévenez le Syndic que vous allez présenter votre candidature au poste de Secrétaire de l'Assemblée générale
6 - Préparation de l'Assemblée générale :
- Vous enregistrez les données de l'assemblée générale sur votre ordinateur portable
- Vous éditez la feuille de présence
7 - Tenue de l'assemblée générale
- Vous faites signer la feuille de présence
- Vous enregistrez les participants au fur et à mesure de leurs arrivées
71 - Le Syndic commence la Séance par la résolution " Election du Président de séance "
- Le Copropriétaire prévu comme Président de séance se présente et est élu
- Il s'agit d'un vote unique que vous enregistrez
- Il peut y avoir aussi " Election du Bureau" ( Il s'agit d'un vote multiple avec élection des trois postes )
72 - Le Président de séance élu passe ensuite à la résolution " Election du Secrétaire de séance " et vous présentez
votre candidature :
- Par défaut le Syndic est le Secrétaire de séance, mais il ne peut refuser votre candidature
- En général, dans ce cas le Syndic ne présente pas sa candidature
- Vous enregistrez le vote et si vous êtes élu, vous devenez le Secrétaire de l'Assemblée générale
73 - Enregistrement des votes des résolutions suivantes :
- élection du ou des scrutateurs
- approbation des comptes de l'exercice
- éventuellement, quitus donné au Syndic pour sa gestion durant l'exercice
74 - Election du Syndic
- Chaque candidat doit se présenter
- Le vote se déroule ensuite en l'absence des candidats sauf si l'un est Copropriétaire ( cas du syndic non professionnel)
- le vote est réalisé pour chaque candidat successivement
- Le premier tour s'effectue à la majorité de l'article 25 ( tous les copropriétaires ) :
- si l'un obtient plus de 50% des voix, il est élu
- si aucun candidat n'obtient pas plus de 50% des voix, mais obtient entre 1/3 et 50% des voix,
il participe à un second tour à la majorité de l'article 25-1 ( les copropriétaires présents et représentés )
- Au second tour, le vote est réalisé pour chaque candidat successivement
- si l'un obtient plus de 50% des voix, il est élu
75 - Votes des autres résolutions
76 - Edition du procès-verbal
- Si vous disposez d'une imprimante, vous l'éditez en deux exemplaires et vous le faites signer par le Président, le Scrutateur et vous-même, puis vous en remettez un au Syndic pour qu'il l'envoie aux Copropriétaires
- Si vous ne disposez pas d'une imprimante, vous faites une édition sous forme de ( .pdf) et vous en communiquez un exemplaire au Président, au Scrutateur et au Syndic pour qu'il l'envoie aux Copropriétaires
Coût du service :
- un euro par Copropriétaire avec un minimum de 25 euros